Een onderzoek van MKB Servicedesk en KPN heeft uitgewezen dat ondernemers niet graag online vergaderen. Men vindt het teveel gedoe en mist de persoonlijke betrokkenheid. Ik denk zelf dat dat niet alleen voor ondernemers geldt die in het MKB-segment werkzaam zijn, maar dat het voor vrijwel alle organisaties op gaat.
Begrijp me goed: ik wil het online vergaderen beslist niet in de ban doen! Maar het is geen Haarlemmerolie waardoor het “face to face”-vergaderen overbodig is geworden. De traditionele bijeenkomst verdwijnt nooit, en gelukkig maar!
Ik kan me voorstellen dat een goed op elkaar ingespeeld team, verspreid over verschillende locaties, baat heeft bij on-line vergaderen. Er kan zonder moeilijk “geplan” voortgangsoverleg plaatsvinden zodat doorlooptijden verkort worden. Maar ook voor deze teams geldt dat het goed is wanneer ze als team ook fysiek bij elkaar komen (eens in de zoveel tijd). Mensen willen immers “voelen” waar ze onderdeel van uitmaken.
Wanneer er een specifiek onderwerp op tafel ligt waarvoor een groep mensen het hoofd moet gaan buigen werkt online vergaderen veel minder goed. Een uitzondering moet natuurlijk gemaakt worden voor die deelnemers die fysiek niet aanwezig kunnen zijn. De dynamiek van een face to face vergadering is compleet anders. Je loopt als groep veel minder het risico dat mensen afhaken zonder dat je het in de gaten hebt en de mogelijkheid om lichaamstaal te lezen is een groot goed.
Er gaat heel veel geld zitten in vergaderen, dat is natuurlijk bekend en daarom is het belangrijk dat de ermee gemoeide tijd zo effectief en praktisch mogelijk wordt besteed. Voorkom dat een paar mensen het hoogste woord voeren en de rest overstemmen. Zorg dat de deelnemers zich vrij voelen hun bijdrage te leveren en dat er op inhoud wordt gereageerd en niet op de boodschapper persoonlijk.
Interactive Acts begeleidt al sinds jaar en dag vergaderingen bij profit en non profit organisaties, groot of klein. Daarbij kan gekozen worden voor het inzetten van één of meer werkvormen die bijdragen aan de goede afloop.
